Hướng dẫn tạo và sử dụng chiến dịch nhắn tin Chăm sóc khách hàng trên BeeIQ

I. Giới thiệu về chiến dịch nhắn tin CSKH

• Chiến dịch nhắn tin CSKH hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng dịch vụ nhắn tin CSKH của các nhà cung cấp thông qua BeeIQ

• Hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ: Vietguys, Viettel

• Hỗ trợ sử dụng SMS Gateway

• Lên lịch để gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng đúng thời gian

• Hỗ trợ bộ lọc để lựa chọn danh sách khách hàng phù hợp cho từng chiến dịch

• Cho phép import danh sách PID và danh sách thuê bao từ bên ngoài giúp linh hoạt đối tượng khách hàng áp dụng

• Người quản lí và người tạo chiến dịch được liên kết với nhau thông qua các thông báo realtime, trạng thái chiến dịch luôn được cập nhập kịp thời

• Các thao tác chỉnh sửa, thay đổi trạng thái đặt tập trung

• Báo cáo thống kê cho từng chiến dịch

• Báo cáo tổng quan trong phần Báo cáo SMS

II. Hướng dẫn tạo chiến dịch nhắn tin chăm sóc khách hàng (CSKH) ( dành cho quản trị viên và owner )

1.1 Tạo chiến dịch

• Tại thanh Menu, chọn mục Chiến dịch SMS → chọn mục CSKH → chọn Tạo Chiến Dịch

• Tại giao diện tạo mới chiến dịch sẽ có 2 thao tác chính

1.1.1 : Chọn Danh sách khách hàng cho chiến dịch

Tại trang danh sách khách hàng sẽ chỉ hiện những khách hàng có số điện thoại.

Có 3 cách để chọn khách hàng cho chiến dịch

Cách 1: Chọn trực tiếp từ danh sách

Tick chọn vào ô vuông của mỗi khách hàng để chọn. Có các bộ lọc hỗ trợ để lọc ra danh sách khách hàng phù hợp của từng chiến dịch như: Lọc theo loại khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp, theo Ngày tạo, Mã khách hàng, Trạng thái, Ngành nghề, Kênh khách hàng, Thẻ.

Cách 2: Chọn khách hàng từ danh sách PID

(PID là Mã Khách Hàng của khách hàng Cá Nhân trong hệ thống BeeIQ)

• Chọn Import danh sách PID

• Chọn thông tin file import tại cửa sổ Import danh sách PID

• Chọn một file Excel để import

• Chọn một sheet cần import trong file Excel đó

• Chọn cột chứa giá trị PID trong các cột của file Excel

• Chọn Import

• Chọn Tiếp tục tại giao diện xem lại để hoàn thành quá trình import danh sách PID

Sau khi kết thúc, những khách hàng có số điện thoại hợp lệ sẽ được tick chọn tại danh sách khách hàng cho chiến dịch

Cách 3: Chọn khách hàng từ danh sách thuê bao

• Chọn Import từ danh sách thuê bao

• Chọn file import và mapping thông tin tại cửa sổ “Import danh sách thuê bao”

• Chọn một file Excel để import

• Chọn một sheet chứa danh sách cần import

• Chọn các giá trị cho các trường thông tin khách hàng- Điện thoại(đây là trường bắt buộc), Họ và tên, Ngày sinh, Địa chỉ, Email.

• Chọn Tiếp tục

• Chọn Import tại trang xem lại để nhập danh sách thuê bao vào hệ thống(nếu thuê bao là chưa tồn tại)

• Chọn Tiếp tục để chọn danh sách khách hàng cho chiến dịch

1.1.2: Nhập Thông tin chiến dịch

• Nhập Tên chiến dịch (đây là trường bắt buộc)

• Nhập nội dung tin nhắn hoặc chọn theo mẫu sẵn có(Tạo mẫu SMS tại phần Thiết lập bản mẫu SMS)

• Chọn thời gian chạy

• Chọn Thêm chiến dịch để tạo mới

1.2 Thiết lập chiến dịch

- Sau khi được tạo mới thành công, chiến dịch sẽ được hiển thị tại danh sách Chiến Dịch Nhắn Tin CSKH với trạng thái ban đầu là Chờ duyệt

- Notifications:

• Khi admin tạo chiến dịch, hệ thống sẽ gửi thông báo đến Owner thông qua notify trên màn hình và email.

• Owner thao tác thay đổi trạng thái chiến dịch (Duyệt / Từ Chối / Tạm Dừng / Hủy Tạm Dừng) , hệ thống sẽ gửi notify cho admin tạo chiến dịch đó

• Chiến dịch bắt đầu chạy, hệ thống sẽ gửi notify cho admin tạo chiến dịch và owner

• Chiến dịch chạy xong, hệ thống sẽ gửi notify cho admin tạo chiến dịch và owner

• Chiến dịch bắt đầu chạy nhưng chưa có nhà cung cấp dịch vụ nhắn tin CSKH, hệ thống sẽ gửi notify cho admin tạo chiến dịch và owner

- Admin- người tạo chiến dịch chỉ có thể chỉnh sửa, xóa và xem thống kê của chiến dịch mình tạo (phụ thuộc vào trạng thái hiện tại của chiến dịch)

- Owner sẽ là người thay đổi trạng thái chiến dịch (Duyệt / Từ Chối / Tạm Dừng / Hủy Tạm Dừng)

1.2.1 Chỉnh sửa

Admin/owner có thể chỉnh sửa chiến dịch khi nó ở trạng thái Chờ duyệt hoặc Tạm dừng

• Chọn Chỉnh sửa tại Thao tác để mở trang cập nhập chiến dịch

• Chỉnh sửa thông tin khách hàng

• Nhấn Lưu để lưu lại các thay đổi

• Chỉnh sửa danh sách khách hàng

• Chỉnh sửa danh sách hiện có: xóa khách hàng, xóa số điện thoại

• Chọn Thêm khách hàng để thêm khách hàng vào chiến dịch

1.2.2. Xóa chiến dịch

Admin chỉ có thể xóa chiến dịch khi nó đang ở trạng thái Chờ duyệt. Owner có thể xóa chiến dịch ở bất kì trạng thái nào (Chờ duyệt/ Đã duyệt/ Tạm dừng/ Từ chối duyệt) khi nó chưa được gửi

• Mở trang danh sách chiến dịch SMS

• Chọn chiến dịch cần xóa và chọn Xóa tại cột Thao tác hoặc vào trang Chỉnh sửa để xóa

• Chọn Xóa tại cửa số xác nhận Xóa chiến dịch

1.2.3: Duyệt chiến dịch (Chỉ có owner mới có quyền Duyệt chiến dịch)

• Chọn Duyệt tại Thao tác

• Thêm ghi chú cho việc thay đổi trạng thái và nhấn Tiếp tục để hoàn thành việc duyệt chiến dịch

Sau khi được Owner Duyệt thì Chiến dịch sẽ chuyển sang trạng thái Đã duyệt. Nếu không có bất kì thay đổi nào thì đến thời gian chạy hệ thống sẽ gửi tin nhắn đến danh sách khách hàng của chiến dịch.

1.2.4. Tạm dừng chiến dịch(chỉ có Owner mới có quyền Tạm dừng chiến dịch)

Chiến dịch ở trạng thái Đã duyệt nếu thấy không phù hợp hoặc cần thay đổi thông tin thì có thể tạm dừng

• Chọn Tạm dừng tại Thao tác của chiến dịch

• Thêm ghi chú cho việc thay đổi trạng thái(không bắt buộc)

• Nhấn Tiếp tục để tạm dừng chiến dịch

1.2.5. Hủy tạm dừng chiến dịch(chỉ có Owner mới có quyền hủy Tạm dừng chiến dịch)

Chiến dịch ở trạng thái Tạm dừng, sau khi chỉnh sửa phù hợp muốn tiếp tục được duyệt thì có thể Hủy tạm dừng.

• Chọn Hủy tạm dừng tại Thao tác của trang danh sách chiến dịch

• Hoặc chọn Hủy tạm dừng tại trang Chỉnh sửa chiến dịch

• Thêm ghi chú cho việc thay đổi trạng thái(không bắt buộc)

• Nhấn Tiếp tục để Hủy tạm dừng chiến dịch

Sau khi Hủy tạm dừng thành công, trạng thái chiến dịch sẽ là Đã duyệt

1.2.6. Từ chối chiến dịch(chỉ có Owner mới có quyền Từ chối duyệt chiến dịch)

Chiến dịch được admin/owner tạo ở trạng thái Chờ duyệt, nếu owner thấy không phù hợp thì có thể Từ chối- không duyệt.

Các thao tác chính để từ chối một chiến dịch:

• Chọn Từ chối tại Thao tác của trang danh sách chiến dịch

• Hoặc chọn Từ chối tại trang Chỉnh sửa chiến dịch

• Thêm ghi chú cho việc thay đổi trạng thái(không bắt buộc)

• Nhấn Tiếp tục để hoàn tất việc Từ chối chiến dịch

Sau khi chiến dịch bị Từ chối, trạng thái chiến dịch sẽ là Từ chối duyệt

1.3 Báo cáo chiến dịch

1.3.1. Xem thống kê

Khi chiến dịch chuyển sang trạng thái Đã gửi thì chỉ có một thao tác là Xem thống kê.

Owner/admin có thể quan sát tổng quan chiến dịch qua giao diện này.

• Hiển thị tổng số các tin nhắn gửi thành công, thất bại

• Sử dụng biểu đồ tròn để thống kê tỷ lệ gửi tin nhắn: Chưa gửi, Gửi thành công, Gửi thất bại.

• Xem theo khách hàng: hiện theo danh sách các khách hàng có trong chiến dịch SMS với các thông tin gồm: Tên khách hàng, Số điện thoại, Tổng số SMS, Chưa gửi, Gửi thành công, Gửi thất bại

• Xem theo tin nhắn: hiện theo danh sách tin nhắn với các thông tin gồm: Khách hàng, Số điện thoại, Thời gian, Trạng thái(Thành công/ Thất bại), Nội dung.

1.3.2. Xem báo cáo tin nhắn

• Tại thanh MENU, chọn mục Báo cáo → chọn Tin nhắn

• Owner có thể xem báo cáo của tất cả tin nhắn với thông tin Tên chiến dịch đã gửi tin nhắn đó. Riêng Admin chỉ có thể thấy tên chiến dịch với các chiến dịch Admin tạo

III. Hướng dẫn thiết lập nhà cung cấp dịch vụ ( dành cho owner)

- Owner phải thiết lập nhà cung cấp dịch vụ thì mới có thể tạo chiến dịch SMS - sử dụng nhà cung cấp riêng, không dùng của BeeIQ.

- Có 2 cách để mở trang thiết lập nhà cung cấp dịch vụ:

Cách 1: Chọn Đến trang thiết lập tại trang Tạo mới chiến dịch (Ngay tại dòng thông báo của hệ thống khi nhấp vào Tạo chiến dịch mà chưa có nhà cung cấp dịch vụ hay nhà cung cấp chưa được kích hoạt)

Cách 2: Chọn biểu tượng Thiết lập ở góc trái màn hình →  chọn mục SMS → Dịch vụ nhắn tin CSKH

- Hiện tại hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ: Vietguys, Viettel và sử dụng SMS Gateway

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ

• Nhập thông tin tài khoản nhà cung cấp

• Nhà cung cấp Vietguys: Account, Service ID, Pass Code.

• Nhà cung cấp Viettel:Username, Service ID, Password, CPCode.

• Nhà cung cấp SMS Gateway: Host, Account, Available Ports, Password.

• Nhấn Lưu để lưu tài khoản.

• Chọn kích hoạt để sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp đó

Lưu ý: Có thể có nhiều tài khoản của nhiều nhà cung cấp nhưng tại một thời điểm chỉ có thể kích hoạt một nhà cung cấp duy nhất. Khi được kích hoạt hệ thống sẽ gửi tin nhắn thông qua nhà cung cấp đó