Hướng dẫn cấu hình phân quyền chức năng cho user BeeIQ

BeeIQ developers đã phát triển tính năng mới : Cho phép Owner cấu hình quyền hoạt động/ thao tác với các dữ liệu cho các users, qua đó dễ dàng quản lý và bảo mật thông tin hơn. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện cấu hình.

Lưu ý: Chỉ có owner của hệ thống mới có tính năng phân quyền hoạt động.

1. Các bước để phân quyền hoạt động cho một nhân viên

Bước 1. Đăng nhập vào BeeIQ bằng tài khoản Owner→ Mở trang Thiết lập → Mục Quản lí người dùng → Chọn Nhân viên

Bước 2: Click vào tên nhân viên cần cấu hình

Trang sẽ chuyển đến trang xem Thông tin cá nhân và thiết lập các quyền cho user đó: Quyền hiển thị và Quyền hoạt động

Bước 3. Mở qua tab Quyền hoạt động

Tab này sẽ hiển thị toàn bộ các tính năng và modules trong phần mềm CRM để owner vào thiết lập quyền hoạt động cho nhân viên

• Cấp quyền hoạt động cho user bằng cách tick vào checkbox, và hủy quyền bằng cách bỏ tick.

• Sau khi cập nhật, nhấn Lưu để lưu các thay đổi

Trong quá trình tick chọn các option nếu muốn trở lại như ban đầu có thể bấm Làm lại để reset lại  trang cấu hình như lúc mới mở

Ví dụ 1:  Không cho phép nhân viên A export Lead

Bước 1: Mở trang phân quyền chức nằng của User A

Bước 2: Bỏ tick ở cột Export, hàng là Modules Lead như hình

Bước 3: Bấm Lưu để hoàn tất.

Kết quả: Đây là màn hình BeeIQ khi nhân viên đó mở trang danh sách Leads: Sẽ không hiện nút Export tại danh sách Leads mặc dù nhân viên đó có quyền Admin

2. Các bước để phân quyền hoạt động cho một nhóm

Bước 1. Đăng nhập vào BeeIQ bằng tài khoản Owner→ Mở trang Thiết lập → Mục Quản lí người dùng → Chọn Nhóm

Bước 2: Click Sửa đổi tại nhóm cần cấu hình

Trang sẽ chuyển đến trang Cập nhật nhóm và thiết lập các quyền cho nhóm đó: Quyền hiển thị và Quyền hoạt động

Bước 3. Mở qua tab Quyền hoạt động

Tab này sẽ hiển thị toàn bộ các tính năng và modules trong phần mềm CRM để owner vào thiết lập quyền hoạt động cho nhóm

• Cấp quyền hoạt động cho nhóm bằng cách tick vào checkbox, và hủy quyền bằng cách bỏ tick.

• Sau khi cập nhật, nhấn Lưu để lưu các thay đổi

3. Quyền thao tác trên Tickets.

Để cấu hình quyền thao tác trên Tickets cho nhân viên/nhóm thì có thể thông qua trang cấu hình Quyền hoạt động của nhân viên/nhóm → Chọn Cấu hình thêm tại Modules Tickets

Hoặc trực tiếp vào trang Thiết lập → chọn Tickets →  Chọn Quyền thao tác

Cấp quyền thao tác trên ticket cho user bằng cách tick vào checkbox, và hủy quyền bằng cách bỏ tick.

Hệ thống sẽ tự động cập nhật, và hiện thông báo “Cập nhật thành công”.

Ví dụ 2: Cách cấu hình để không cho phép Agent (người được phân công tickets) close ticket.

Bước 1: Mở trang Cấu hình quyền thao tác ticket

Bước 2: Bỏ chọn ở cột Closed Ticket tại dòng “Agent được phân công Ticket”

Kết quả: Tất cả các user được phân công tickets chỉ có thể cập nhật và resolved chứ không thể Close ticket được.

Đối với những thao tác mà Owner không cấp quyền cho user, khi nhân viên cố thao tác sẽ bị cấm và có dòng cảnh báo tương tự như sau:

4. Tùy chọn trường Export:

Mục đích: Cấu hình cho phép admin có thể export các trường thông tin nào

• Tại tab quyền hoạt động, bấm vào Tùy chọn trường tại chức năng Export

Các trường thông tin liên quan của khách hàng trong từng modules sẽ được show lên.

• Cấp quyền cho user export trường nào bằng cách tick vào checkbox, và hủy quyền bằng cách bỏ tick.

• Nhấn OK để tắt cửa sổ chọn trường

• Nhấn Lưu để hoàn tất quá trình phân quyền export các trường thông tin khách hàng

Ví dụ 3: Không cho phép nhân viên export số điện thoại của khách hàng.

Bước 1: Mở trang Phân quyền hoạt động

Bước 2: Click vào Tùy chọn trường

Bước 3: Tại popup tùy chọn: bỏ tick ở ô Điện thoại tại mục Leads/Contacts/Accounts

Kết quả: Admin export contact thì file excel thông tin khách hàng sẽ không có cột Điện thoại.

Áp dụng khi export tại các trang Leads/Contacts/Accounts và trang Báo cáo có thông tin của Leads/Contacts/Accounts