Hướng dẫn sử dụng Kite Skype (dành cho quản trị viên)

1. Hướng dẫn cài đặt Tag (gắn thẻ)

Chức năng gắn thẻ (Tag) giúp phân loại khách hàng trong khi đang hỗ trợ với khách hàng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phân loại đâu là khách hàng tiềm năng, khách hàng thường xuyên sử dụng, khách hàng trung thành….để có kế hoạch chăm sóc phù hợp.

Bước 1: Đăng nhập vào AntBuddy và vào Trang quản trị

Có 2 cách để bạn vào Trang quản trị

• Tại trang Lobby → chọn Vào Trang quản trị
• Tại biểu tượng cài đặt người dùng → chọn Trang quản trị

Bước 2:Vào trang cấu hình Tag cho Kite Chat

• Tại Trang quản trị → chọn trang Kite
• Chọn mục Tag trong trang Kite

Bước 3: Tạo Tag

• Chọn nút Tạo Tag

• Nhập tên Tag, chọn màu cho Tag, nhập Ghi chú → chọn nút Tạo tag.

Lưu ý: trường Tên và Ghi chú đều bắt buộc phải nhập

• Dưới đây là Tag mẫu tạo sẵn

Lưu ý:

• Nếu bạn muốn cập nhật/chỉnh sửa Tag thì chọn nút cập nhập màu xanh tương ứng với Tag đó, tương tự

chọn nút xóa màu đỏ với việc Xóa tag.

2. Hướng dẫn xem lại lịch sử của chat Skype.

2.1 Xem lại lịch sử Kite Skype

Vào trang cấu hình Kite Chat

• Tại Trang quản trị → chọn trang Kite
• Chọn mục Lịch sử Kite Chat trong trang Kite

• Tại đây bạn có thể xem lại các yêu cầu hỗ trợ của khách hàng, câu hỏi, trạng thái, nhân viên hỗ trợ, Tag và thời gian hỗ trợ.

• Click vào xem thêm sẽ hiện đầy đủ lịch sử hội thoại của khách hàng và nhân viên chăm sóc khách hàng.

2.2 Tìm kiếm lịch sử Kite Skype

• Nhập nội dung cần tìm kiếm

• Hoặc có thể chọn dấu trỏ xuống để thực hiện tìm kiếm nâng cao

2.3 Xuất lịch sử Kite Skype

• Chức năng xuất lịch sử chăm sóc khách hàng

Lưu ý: Nếu bạn muốn chọn bằng tay thì chọn nút hoặc chọn để chọn tất cả khi thực hiện xuất CSV

3. Hướng dẫn cài đặt thư viên câu trả lời

Tính năng Thư viện câu trả lời giúp người quản trị tạo sẵn các câu trả lời mẫu với các từ viết tắt đơn giản. Nhân viên chăm sóc khách hàng chỉ cần gõ từ viết tắt và chọn mẫu câu có sẵn để hỗ trợ khách hàng nhanh nhất có thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian tương tác, không để khách hàng của mình phải chờ đợi lâu.

3.1. Cài đặt

Bước 1: Tại trang cấu hình Kite → chọn phần Thư viện câu trả lời

Bước 2: Có 2 cách để tạo câu trả lời mẫu

Cách 1: Tạo câu trả lời mẫu tại Thư viện câu trả lời của hệ thống

• Chọn nút Tạo câu trả lời mẫu
• Nhập nội dung câu trả lời và nhập cách viết tắt cho nội dung trả lời
• Chọn Tạo để tạo mới câu trả lời

Ở đây, chúng tôi đã tạo thử vài mẫu câu trả lời để bạn tham khảo

Cách 2: Tùy chọn Nhập mẫu câu trả lời có sẵn từ file .csv

• Tại mục Nhập, click chọn mũi tên trỏ xuống để tải về file .csv mẫu
•  Sau khi soạn thảo danh sách câu trả lời trong file .csv → Chọn nút Nhập để tải lên file .csv

Bước 3: Xuất thư viện câu trả lời

• Chọn nút Xuất để tải xuống danh sách câu trả lời hiện đang có
• File được tải xuống có đinh dạng .csv

Lưu ý: Khi Xuất file thư viện câu trả lời mẫu phải mở bằng .csv, nếu mở bằng excel hệ thống sẽ báo lỗi định dạng.

3.2. Một số thao tác tại thư viện câu trả lời

Chỉnh sửa câu trả lời mẫu

• Chọn câu trả lời bạn muốn chỉnh sửa → chọn Chỉnh sửa
• Cập nhật nội dung câu trả lời hoặc chữ viết tắt
• Chọn Lưu thay đổi

Xóa câu trả lời mẫu

• Chọn câu trả lời bạn muốn xóa → chọn Xóa
• Hộp thoại xác nhận xóa sẽ xuất hiện để chắc chắn rằng bạn muốn xóa
• Nhấp OK để hoàn tất